仕事上のタスクを可視化している話 - 成しうる者が為すべきを為す

今回はライフハック的な話です

仕事で~~（不本意ながら）~~チームリーダー的なポジションについて半年ほどになります
そのため、自分のタスクとして日々以下のようなことが発生します

などなど。
とにかく山程仕事があります、1日のタスクが1日で終わらないくらいあります

特に突発的な話を請け負うことが多く、日々新たなタスクが生まれます
「自分が今、何をいつまでにやらなければならないのか」「今、何を担当しているのか」が分からなくなるくらいタスクが生まれます

そしてその割に、上からは「何がそんなに忙しいのか分からない」と言われます（怒）
そこでここ1ヶ月ほど始めてみて、そこそこ効果があったライフハックが・・・

今の職場の自席の近くには打ち合わせ用にこんな感じのホワイトボードがいくつか設置されています
www.shigotoba.net
自席での打ち合わせも多いので、図解説明などで頻繁に使っているうちにほぼ専有する形になっていました

最初はただのメモ書き代わりに使っていましたがすぐに全面使い切ってしまうため試行錯誤していった結果、
十字に線を引いて大きく4面に区切ることで使い方を最適化していきました
　
4面の区分けは以下のような感じです

フリースペース以外は「箇条書き一行で、関係者が見れば何を指しているのか分かるようにする」という条件で書き出しています

文字通り、期日が明確になっている計画タスクを書いておきます
突発タスクが発生した時に、まずここを見て影響があるかどうかが判断できます
また「今何やってんの？」って言われた時に「これだけやってます」と見せられます

主に上へ報告するものばかりになるのですが、タスクが多いので見落としや失念がないように一覧化してます
また運が良いと関係者が通りかかってホワイトボードを見た時に「書いてあるこの件、何？」とキーワードによっては興味を持ってもらえます

タスクが多すぎるのでほぼ備忘録として使ってますが、自分のタスクを一覧化してます
これも「今何やってんの？」って言われた時に「これだけやってます」と見せられます

下のメンバーからの相談や上からの突発的なものが発生した際はとりあえずまずここに書いておきます
その後、必要な情報を整理して他3エリアのどれかに分類して転記しておきます
ここは可能な限り、日次でリセットします

こんな感じで使い分けをしています
当初はただの情報整理のためだけに始めたんですが、こういう整理をしてみたところ予想していなかったメリットがありました

ホワイトボードを見返すだけで今なにが残っているかすぐ思い出せます
また振られた話をすぐフリースペースに書いておくので、何か急な割り込みが入っても忘れずに済みます

先にもういくつか書きましたが「何やってんの？」に対し「これだけやってます」を
上司に対してホワイトボード見せるだけで話が済むようになりました

他チームのリーダーと自席で打ち合わせしているとき、ふとホワイトボードを見て
「そういえばこれの件どうなりました？」と確認がしやすくなりました

個人的にこれが最大のメリット
~~根がクソ真面目なのか~~ひどい時は夜寝ているときも仕事の夢を見てしまうなどあって
土日でも気が休まらないことが増えていたのですが、ホワイトボードに全部書き出すようになってから
そういう精神状態になることが減りましたね

恐らくホワイトボードへの書き出しを始める以前は全部を記憶頼りにやっていたので
常に「覚えておこう」という意識が働いていたせいだと思うのですが
書き出すことで覚える必要性がなくなった分、土日などに思い出すこともなくなったのかなと・・・

~~それ以前にタスクが減るといいんですがね！~~

以上が個人的ライフハックとメリットでした

本来は情報整理なんてEvernoteみたいなアプリで書けばいいんでしょうけど、
他人に見せて話をするという点では特定のアプリで見せるよりやはり手書きで大きいほうが効果があるようです

それでは